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Controle das despesas para obter resultados

21/02/2018 Finanças
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Algumas dicas de como fazer o controle financeiro das despesas de sua

Normalmente somos bombardeados de novas técnicas para facilitar a gestão da empresa e desse modo aumentar os lucros, mas para isso esquecemos um item básico da gestão, que é a informação. Saber realmente o valor que é investido em marketing, despesas com materiais de uso e consumo ou até o exato valor do seu pró-labore, são informações básicas para iniciar uma estratégia de melhoria na administração de sua empresa.

Para que isso não se torne um agravante de muito trabalho, e acabe atrapalhando sua rotina diária, faz-se necessário a utilização de um sistema de gestão que possibilite a reunião de todas as informações que precisa para tomada de decisão em um único lugar, de maneira clara e efetiva.

LEIA MAIS: Como fazer um planejamento financeiro para 2018?

Com um sistema de gestão, os processos se tornam praticamente automáticos. Quando registra a entrada da mercadoria, automaticamente o estoque é alimentado, as regras de preços para o PDV (Ponto de Venda) serão gravadas e também as faturas referente a compra destas mercadorias podem ser provisionadas. Com apenas um processo, você já controla mais de 40% das informações que precisará para tomada de decisão. Parece mágico, mas para isso dar certo, é necessário muito empenho do gestor para que toda a engrenagem possa funcionar fluentemente.

Mas somente ter um bom software não é o suficiente, precisamos alimentá-lo de maneira constante para que no final possamos analisar o resultado de todos os processos juntos. Ter conhecimento da real situação de todos os departamentos ajuda a traçar um plano de ação que possibilita não somente resolver problemas de gestão, mas também a facilitar o controle tanto na parte física quanto na parte virtual, que é o seu sistema de informação.

Vamos pensar na prática, como saber corretamente dados sobre o meu negócio pode ajudar a melhorar a gestão da empresa? Comece controlando a saída de dinheiro de sua empresa, mantenha todas as despesas diárias anotadas e registradas em seu sistema. Com isso poderá confrontar posteriormente, quanto realmente gastou para manter a operação funcionando.

Mantenha o hábito de anotar até os pequenos gastos que pareçam desnecessários, como tirar dinheiro do caixa para pagar uma entrega de água, mesmo que o valor seja 3,00 reais, informe em seu sistema de gestão efetuando uma sangria, descrevendo para qual finalidade o valor foi retirado. Você verá que no final de 1 ano, quanto foi gasto com água mineral e se é mais econômico manter um filtro ligado diretamente na rede de água. No começo parece um investimento grande em um bom filtro, porém quando falamos de gestão, devemos calcular os investimentos a médio e longo prazo.

LEIA MAIS: Boas práticas contábeis para a saúde da sua empresa

Voltando ao foco deste artigo, somente será possível saber o melhor custo benefício entre comprar água mineral ou investir em um filtro, se você manter todas as suas despesas controladas. Crie o hábito de guardar o cupom fiscal ou o comprovante da compra, pois com ele poderá lembrar exatamente qual a finalidade da despesa, com isso fica mais fácil de alimentar o seu sistema de controle financeiro.

E qual será o resultado disso tudo? Bem, sabendo onde exatamente estão as dores de suas despesas é que você saberá como combater, como por exemplo, reajustar as margens de lucro de acordo com sua despesa administrativa. É extremamente importante criar planos de ação constantes para diminuir despesas sem comprometer a qualidade de seus produtos ou serviços. Basicamente este é o segredo para manter a saúde financeira de sua empresa boa e sempre manter-se com as contas em dia.

Para você que ainda não faz uso de um sistema de controle em sua empresa, comece anotando suas despesas em uma planilha de excel, pois não importa onde você controla seus gastos, mas o importante é controlar.

Autor: Paulo Victor Binatto – Fonte: Administradores 

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